就活や転職の際に面接よりも前に、書類の事前送付を求められることがあります。
その履歴書や職務経歴書を郵送する際に、そのまま封筒に入れて郵送するのは失礼にあたります。
一般企業に送るのとはちょっと違う点がある医療機関への送付状のポイントを押さえて、正しい送付状を作成していきましょう。
面接よりも前に、社会人としてのマナーがある人材ということをアピールできるチャンスです。
履歴書や職務経歴書に目を通す院長先生や人事採用者に事前に好印象を持ってもらえるように、正しい送付状を記載して、同封していきましょう。
送付状って何？必要？
履歴書や職務経歴書を郵送するときは、送付状・添え状を同封するのが社会人としてのマナーです。
なぜ送付状が必要かというと、「誰が」「何を」「どのくらい」郵送してきたのかを簡単に示すためです。
院長先生や人事担当者は、求人を出した際、たくさんの履歴書を受け取っています。
送付状があれば、院長先生や人事担当者は差出人と中身に何が入っているのかを把握出来るようになります。
もし、忘れたとしても人事の合否に直結するのもではないですが、社会人としてのマナーとして、送付状・添え状を作成することをお勧めします。
送付状の作成方法
送付状は、履歴書や職務経歴書に比べると作成の難易度は下がります。
しかし、書類を郵送する際には欠かせない書類となりますので、基本の書き方に沿って作成しましょう。
基本的にWORDにて、A4用紙1枚にまとめて、横書きで記入し作成していきます。
送付状の構成
- 日付
- 病院名
- 差出人の住所・電話番号・氏名
- 題名
- 本文
- 同封書類の一覧
日付
書類を作成した日付ではなく、書類をポストに投函する日付を記入しましょう。
履歴書・職務経歴書などが和暦の場合は和暦で記入しましょう。応募書類の記入と統一します。
日付を入力したら、右寄せにします。
病院名
病院名は医療法人など略さずに正式名称を記入しましょう。
院長宛ての場合は、『院長 ○○ ○○先生御侍史』と記入しましょう。
差出人の住所・電話番号・氏名
自身の郵便番号・住所（都道府県から）・電話番号・氏名（フルネーム）を記入しましょう。
マンションやアパートの場合は、マンション名の記載も行います。
氏名のフォントサイズを少し大きめにしましょう。この場合は、フォントサイズ『12』です。
郵便番号・住所・電話番号・氏名をすべて選び、右寄せにします。
題名
『応募書類の送付について』と記入します。
フォントサイズは少し大きめにしましょう。この場合は、フォントサイズ『12』です。
本文
『拝啓』ではじまり、結びは『敬具』で終わります。
WORD作成すると、拝啓と入力すると、自動的に結びに敬具と入力されます。
『拝啓 貴院ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。』と書き始めます。
一般の会社と違う部分は、御社ではなく『貴院』という部分です。
この度、ハローワーク○○にて貴院の医療事務募集の求人を拝見し、ぜひとも応募させていただきたく、以下の書類をお送りいたします。
同封いたしました履歴書及び職務経歴書をご高覧のうえ、ぜひ面接の機会をいただきますようお願い申し上げます。
そのあとは、どこの求人で拝見したのかを記載し、最後に面接の機会をいただきたい旨を記載します。
同封書類の一覧
『記』と中央ぞろえで記入します。
同封書類の一覧を記入します。
『箇条書き』をクリックし、同封書類の入力をしましょう。
『記』と入力することで、結びに『以上』と自動的に入力されます。
封筒への入れ方
さて、送付状・履歴書・職務経歴書の準備が出来たなら、あとは封筒に入れて郵送するだけですね。
書類を郵送する際は、折れ曲がったり、封筒が雨に濡れても中身まで濡れないように『クリアファイル』に入れて郵送することをお勧めします。
せっかく準備した書類がびしょ濡れで届いてしまった…院長先生が見る前に折れ曲がってしまった…
なんてことにならないように事前に防止策を行っておきましょう。
きれいな新しいクリアファイルを準備し、一番上から送付状・履歴書・職務経歴書・ハローワークの紹介状の順番に重ねて入れましょう。
封筒に入れて、あとはあて名書きをして、郵便局に持っていきましょう。
まとめ
就活や転職の際には、面接よりも前に、書類の事前送付を求められることがあります。
送付状は、社会人としてのマナーであり、事前の書類送付の時からマナーのある人材であることをアピールするポイントです。
一般企業に送るのとはちょっと違う点がある医療機関への送付状のポイントを押さえましょう。
履歴書や職務経歴書に目を通す院長先生や人事採用者に事前に好印象を持ってもらえるように、正しい送付状を記載して、同封していきましょう。
また、書類送付がひと段落したら、面接がやってきます！！
面接にも備えて事前準備を行いましょう。
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