就職活動や転職活動を行う際に、必要なのが履歴書や職務経歴書ですね。
この履歴書や職務経歴書は、面接よりも前に事前送付が必要な場合もありますね。
この履歴書や職務経歴書を郵送する時に、書類だけをそのまま封筒に入れて送付しようとしていませんか？
社会人としてのマナーである「送付状・添え状」を必ず添付しましょう。
基本的な送付状の準備に関しては、下記記事を参考にしてくださいね。
今回は、よくある一般企業の送付状の見本を真似してはダメな部分にフォーカスを当てて、医療事務として正しい送付状・添え状が作成できるように、詳しく説明していきますね。
履歴書や職務経歴書に目を通す院長先生や人事採用者に事前に好印象を持ってもらえるように、正しい送付状を記載して、同封していきましょう。
それでは、いってみましょう！！
送付状の必要性
就職活動を行う際に、事前に書類の提出を求められることがありますね。
これは、裏を返せば、求人先の医療機関にはたくさんの応募者からの書類が送られてくるということですね。
院長先生や人事担当者は、応募者からのたくさんの履歴書を受け取っています。
そこで役に立つのが、送付状・添え状です。
送付状があれば、院長先生や人事担当者は差出人と中身に何が入っているのかを簡単に把握出来るようになります。
また、履歴書や職務経歴書を送る際の送付状・添え状は同封するのが社会人としてのマナーでもあります。
社会人のマナーある行動をしよう☆
仮に忘れたとしても人事の合否に直結するのもではない書類ですが、社会人としてのマナーある行動として、送付状・添え状を付けて書類を郵送しましょう。
送付状の作成と構成
送付状の作成は、基本的にWORDにて、A4用紙1枚にまとめて、横書きで作成します。
WORDを開いて、新規の白紙の文書を開いて、下記の作成手順を参考に作成していきましょう。
- 日付
- 宛先
- 差出人の住所・電話番号・氏名
- 題名
- 本文
- 同封書類の一覧
詳しくは下記記事を参考にしていくださいね。
医療従事者として気にするポイントは２つ
宛先
宛先は、病院名と院長先生の氏名を記入します。
病院名は、医療法人や○○会なども略さずに、必ず正式名称を記入しましょう。
人事担当者であれば、○○課○○ ○○様で構いませんが、院長宛ての場合は、『院長 ○○ ○○先生御侍史』と記入しましょう。
『御侍史』の読み方は、「おんじし」「ごじし」と読みます。
「御侍史」とは、院長先生には直接手紙を出すのは失礼にあたるので、秘書やお付きの人が開けてくださいね。という意味が込められています。
また似た意味合いで、『御机下』という言葉もあります。
『御机下』の読み方は、「おんきか」「ごきか」と読みます。
「御机下」とは、院長先生に直接手紙を渡すのは恐れ多いので、手紙を机の下に置いておきます。という意味が込められています。
一般企業では絶対に使用しない言葉ですので、医療機関宛ての書類を送付する際は、使用する言葉として覚えておきましょう。
医療機関に手紙を出す際は、この基本形を覚えておきましょう。
お医者さん宛ての手紙を出すには、宛先にも注意が必要ですね。
本分の出だし文
拝啓から始まりますが、一般企業では『御社』と続きますが、医療機関は会社ではありませんので、御社は使用しません。
本分の出だし文は、『拝啓 貴院ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。』と書き始めます。
一般の会社と違う部分は、御社ではなく『貴院』という部分です。
そのあとは、どこの求人で拝見したのかを記載し、最後に面接の機会をいただきたい旨を記載します。
下記本文を、コピペしてお使いくださいませ☆
拝啓 貴院ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
この度、ハローワーク○○にて貴院の医療事務募集の求人を拝見し、ぜひとも応募させていただきたく、以下の書類をお送りいたします。
同封いたしました履歴書及び職務経歴書をご高覧のうえ、ぜひ面接の機会をいただきますようお願い申し上げます。
敬具
医療従事者の送付状・添え状【まとめ】
就活や転職の際には、面接よりも前に、書類の事前送付を求められることがありますね。
送付状は、社会人としてのマナーであり、事前の書類送付の時からマナーのある人材であることをアピールするポイントです。
一般企業に送るのとはちょっと違う点がある医療機関への送付状のポイントを押さえましょう。
履歴書や職務経歴書に目を通す院長先生や人事採用者に事前に好印象を持ってもらえるように、正しい送付状を記載して、同封していきましょう。
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